Préparer votre départ
Bien préparer et réussir votre séjour à l’étranger
Étape 1 : CONSTITUER VOTRE DOSSIER D’INSCRIPTION AU SEIN DE L’UNIVERSITÉ PARTENAIRE et votre dossier visa
- Après confirmation de votre sélection, le Service Relations Internationales vous informe de la démarche à suivre pour constituer votre dossier pour votre Université d’accueil. Ce dossier se réalise à 90% en ligne.
Vous devrez impérativement le compléter dans les délais impartis. Veuillez vérifier que votre passeport est valide ou, si besoin, le renouveler bien en amont. Pour vous aider dans la recherche d’un rendez-vous pour le renouvellement, vous pouvez consulter le site ici. - Si vous partez vers une destination qui nécessite un VISA, réalisez la procédure pour l’obtention de votre VISA. Plus d’informations vous pouvez consulter ce document
Il est recommandé d’attendre la lettre d’acceptation et l’obtention de votre visa le cas échéant avant d’engager des démarches de réservation de titres de transport ou de logement.
Étape 2 : PASS MOBILITÉ ÉTUDES (AVEC LEARNING AGREEMENT/CONTRAT PÉDAGOGIQUE)
Vous remplissez le Pass Mobilité Études et l’envoyez à l’adresse outgoing@groupe-igs.fr.
Pour les étudiants Erasmus+ : vous recevrez un learning agreement/contrat pédagogique dédié, directement par votre coordinateur Erasmus+, par mail.
Attention : vous n’aurez pas forcement l’accès à l’ensemble des cours présentés dans les fiches partenaires, vous devrez faire valider votre choix par votre responsable pédagogique, selon le programme suivi dans votre école, afin de remplir la partie « learning agreement/contrat pédagogique ».
Le learning agreement/contrat pédagogique devra être signé par votre université d’accueil et votre école d’origine.
Pour les candidats Erasmus+ assurez-vous de bien compléter la partie qui vous est dédiée en page 4 du Pass Mobilité Études.
Étape 3 : AIDES FINANCIÈRES/ BOURSE ERASMUS+
Retrouvez toutes les informations concernant les aides financières à la page Les financements
Les aides financières vont permettre de contribuer aux dépenses de votre mobilité mais elles ne couvriront pas forcement TOUS les frais engagés lors de votre séjour.
Réfléchissez dès le début au budget nécessaire pour profiter au maximum de votre séjour à l’étranger!
Pour les étudiants ayant postulé à une bourse Erasmus+ c’est à cette étape là que vous serez contactés par la coordinatrice Erasmus+.
Visitez la page Erasmus+ et retrouvez toutes les étapes pour l’obtention de la bourse.
Étape 4 : PROTECTION SOCIALE ET RESPONSABILITÉ CIVILE
Important : Il est recommandé de se renseigner en amont sur les conditions de protection sociale du pays de destination. Débutez vos démarches au moins 6 semaines avant le départ.
Protection issue du régime étudiant français : 3 cas de figure
- Mobilités au sein de l’Union Européenne ou en Suisse effectuées par les étudiants de nationalité d’un pays membre de l’Union européenne : demandez votre carte européenne d’assurance maladie (CEAM) à votre Caisse d’Assurance Maladie via www.ameli.fr Si vous ne détenez pas de CEAM ou en complément de celle-ci, vous pourrez demander le remboursement des dépenses de soins de santé au Centre National des Soins à l’étranger à votre retour en France.
En utilisant la Carte Européenne d’Assurance Maladie (CEAM) vous bénéficierez d’une prise en charge identique à celle des résidents du pays. En revanche, les remboursements des frais médicaux s’effectuent sur la base du tarif de convention français et non sur la base des dépenses réelles. Les soins de santé étant bien plus élevés dans les autres pays, le reste à charge sera à vos frais ! Par ailleurs, seuls les soins inopinés et urgents peuvent être pris en charge au moyen de la CEAM et le rapatriement n’est pas inclus. - Mobilités effectuées au Québec par les étudiants de nationalité française : l’étudiant doit demander le formulaire SE401Q à sa Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) via www.ameli.fr
- Mobilités effectuées hors de l’Union Européenne : l’Assurance Maladie ne vous permet pas de bénéficier d’une couverture pour vos frais médicaux. Elle pourra, éventuellement, si les soins sont jugés urgents et imprévus, vous rembourser une partie à votre retour mais toujours sur la base du tarif de convention français. Ce qui veut dire que vous devrez payer vos soins sur place, conserver les factures et justificatifs pour un éventuel remboursement.
Des écarts importants peuvent exister entre les frais engagés et la base de remboursement des tarifs français. Les soins en dehors de l’Europe étant extrêmement chers, l’addition peut vite grimper. Vous êtes fortement invités à souscrire une assurance maladie complémentaire spécifique, valable pour le pays et la durée du séjour, auprès de l’organisme de votre choix (mutuelle des parents, compagnie privée…), incluant une assistance rapatriement.
Pour en savoir plus sur les modalités de remboursement selon le pays :
Centre des Liaisons Européennes et Internationales de Sécurité Sociale CLEISS : www.cleiss.fr
Étape 5 : ASSURANCE OBLIGATOIRE
- Assurance du groupe IGS : la MAIF
Dans le cadre du contrat d’assurance que le Groupe IGS a souscrit auprès la MAIF, tous les étudiants du Groupe IGS bénéficient des garanties « Responsabilité civile – Défense » « Indemnisation des Dommages corporels », « Dommages aux biens » (dans la limite de 600 euros), « Recours-Protection Juridique » et « Assistance ».
Pas besoin d’en faire la demande, vous recevrez l’attestation de couverture avant votre départ.
Attention : cette assurance ne vous couvre pas pour l’ensemble des risques. Il est impératif que vous vérifiiez par rapport au pays où vous partez. Pour tout dépassement de frais, vous devrez souscrire une assurance complémentaire.
- Assurance HEYME
Le groupe IGS est partenaire de HEYME qui vous accompagne dans la préparation de votre séjour à l’international en vous fournissant des solutions adaptées et en répondant à vos questions selon votre destination et votre mission.
En s’assurant avec HEYME World Pass, c’est 0€ à votre charge !
- Un remboursement de tous vos frais de santé dès le 1er euro, à frais réels
- Prise en charge des frais de santé en cas d’hospitalisation
- Téléconsultation médicale 24h/24 et illimitée incluse
- Assistance rapatriement incluse
- Assurance responsabilité civile et assurance individuelle accident incluse
Objectif : penser à tout pour partir l’esprit tranquille et savoir que vous serez bien pris en charge et remboursé si besoin.
Grâce à l’IGS, profitez d’un tarif préférentiel avec 20% de réduction immédiate avec le code partenaire 20IGS sur l’offre WORLD PASS et WORLD PASS SCHENGEN.
Pour en savoir plus :
http://worldpass.heyme.care/
Étape 6 : A NE PAS OUBLIER POUR UNE MOBILITÉ SEREINE !
Avant de partir
- Inscrivez-vous sur le portail internet Ariane mis en place par le Ministère des Affaires Etrangères afin de déclarer gratuitement votre déplacement en signalant vos coordonnées à l’étranger et en désignant un référent en France en cas de besoin
- Consultez la fiche-pays adéquate dans la rubrique Conseils aux voyageurs du site du Ministère des Affaires Etrangères
- Consultez votre médecin avant le départ
- Vérifiez que vous disposez bien des vaccinations nécessaires et obligatoires avant votre départ
- Consultez des forums d’échanges ou réseaux sociaux utilisés par des étudiants déjà partis en stage dans le lieu où vous vous rendez
Sur place
- Ne vous rendez pas en zone rouge, formellement déconseillée. Eviter les zones orange sauf raison impérative
- Conservez dans un lieu sûr certains documents (carte bancaire, la liste des numéros de téléphone d’urgence du consulat, des médecins, des hôpitaux de référence ainsi que des copies de vos papiers d’identité, assurances médicales, etc.). Il est judicieux de scanner et d’envoyer dans votre boîte mail personnelle tous ces documents pour une récupération rapide en tous lieux
- Choisissez bien votre logement (privilégiez les quartiers calmes et réputés sûrs). Vous trouverez ici des logements dédiés aux étudiants à travers toute l’Europe
- Respectez la législation locale et gouvernementale et conformez-vous aux us et coutumes et pratiques religieuses le cas échéant.
- Gardez le contact avec le service des Relations Internationales de votre université d’accueil, le service des Relations Internationales de groupe IGS et votre école tout le long du séjour
Pour en savoir plus :
https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs
https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html
https://www.readytogo.fr/
https://decouvrirlemonde.jeunes.gouv.fr/
Check-list (avant votre départ)
- Carte nationale d’identité ou passeport en cours de validité
- VISA et titre de séjour en cours de validité (si besoin)
- Carte Européenne d’Assurance Maladie CEAM, si départ vers l’Europe (cf. paragraphe plus haut)
- Assurance privée complémentaire (cf. paragraphe plus haut)
- Assurance responsabilité civile
- Logement sur place confirmé. Visitez la plateforme Erasmus Play pour vous aider à trouver un logement
- Titre de transport réservé (billet de train, avion, bus…)
Quelques conseils pour réussir votre séjour
Sans rentrer dans la littérature conséquente et les différentes théories sur l’analyse des cultures, vous pouvez déjà, à votre niveau, découvrir beaucoup de choses sur vous-même, sur votre propre culture et sur celle de votre pays d’accueil.
Observez autour de vous et essayez de comprendre, sans porter de jugement. La manière de bien vivre votre mobilité est toujours de se dire que les différences sont sources d’enrichissement.
Toutes sortes d’activités peuvent vous permettre d’aller plus loin dans votre découverte du pays, de sa culture et de ses valeurs. Mais toutes impliquent que vous développiez votre capacité à OBSERVER.
Et quand vous ne comprenez pas quelque chose, ne portez pas de jugement, posez des questions.
Vivez des expériences qui vont vous faire développer votre assurance, votre maîtrise de vous-même et développer votre réseau. Rejoignez une association ou un club de sport où il n’y a que les gens du pays, même si vous maitrisez peu la langue. Proposez de donner des cours de conversation française à des étudiants. Si la législation du pays le permet, trouvez un petit job quelques heures par semaine.
Votre séjour se passera d’autant mieux et votre intégration se fera plus rapidement si vous vous donnez la peine de vous documenter sur le pays. Si vous arrivez connaissant les quelques sportifs qui sont la fierté du pays, le dernier groupe local à la mode, le dernier scandale politique, les noms des principaux acteurs de la vie politique, quelques statistiques sur le pays et son économie, vous serez d’autant mieux reçus par les ‘locaux’.
Un guide type Routard ou Lonely Planet vous sera également utile pour :
a) ne pas passer à côté des choses qu’il faut voir
b) planifier des week-ends ce que vous ne manquerez pas de faire.
Si vous partez à plusieurs, faites des économies et partagez les bons plans.
